Strefa wiedzy

Zapasy a zakupy w organizacji – jak osiągnąć optimum?

30.04.2015

Zarządzanie zapasami to jeden z najważniejszych obszarów operacyjnych w logistyce – jak zredukować zapasy do poziomu optymalnego dla organizacji?

Zarządzanie zapasami to jeden z najważniejszych obszarów operacyjnych w logistyce.

Z jednej strony zapasy są niezbędne, ponieważ:
•    zapewniają sprawny, ciągły przebieg procesów produkcyjnych, eliminują straty związane z przestojami oraz zmniejszeniem wielkości produkcji;
•    zabezpieczają Poziom Obsługi Klienta (POK) na określonym poziomie, a więc mają istotny wpływ na wizerunek rynkowy firmy;
•    zabezpieczają przed nieprzewidzianymi zmianami popytu oraz czasu realizacji zamówień (dostaw);
•    w niektórych przypadkach mogą wyeliminować bądź ograniczyć skutki zdarzeń nie do końca przewidywalnych takich jak np. gwałtowny wzrost cen, strajki lub inne wydarzenia o charakterze politycznym.

Z drugiej jednak strony zapasy wiążą kapitał, a także generują poważne koszty związane z ich utrzymywaniem. Wg posiadanych przez nas danych (z realizowanych projektów w firmach handlowych) udział kosztu zapasu (liczony w cenach sprzedaży) w sprzedaży rocznej, waha się w przedziale 9% – 21%, przy czym liderzy rynku osiągają 5%.

Do tego dochodzą jeszcze koszty związane z utrzymaniem zapasu: składowanie, koszty operacji magazynowych, koszty energii, koszty osobowe i administracyjne, no i oczywiście koszty finansowe związane z zamrożonym kapitałem. Zapasy mogą angażować znacznie powyżej 50% aktywów przedsiębiorstwa.
Zapasy w większości sytuacji są niezbędne, ale ich poziom powinien być racjonalnie planowany i optymalizowany, z uwzględnieniem zarówno potrzeb jak i związanych z tym kosztów oraz specyficznych uwarunkowań firmy. Pamiętajmy, że poziom zapasów jest efektem planowania, przyjętej polityki sprzedaży i utrzymania zapasów.

Szczególnie niebezpieczny i kosztowny jest brak polityki dotyczącej zapasów, brak konsekwencji w jej prowadzeniu oraz wiele ośrodków decyzyjnych. Skutkuje to na ogół rozwojem naturalnej w takich warunkach tendencji do nadmiernego gromadzenia zapasów we wszystkich ogniwach łańcucha dostaw.

Wg posiadanych przez nas danych (z realizowanych projektów w firmach handlowych) udział zgromadzonego zapasu z punktu widzenia rotacji rozkłada się następująco:
•    zapas na miesiąc kalendarzowy sprzedaży (30 dni), stanowi 4% – 32% wartości zapasów (liderzy ponad 80%);
•    zapas na 180 – 360 dni sprzedaży, stanowi 7% – 44% wartości zapasów (u liderów nie występuje);
•    zapas, który nie był sprzedawany przynajmniej od roku, to 28% – 56% wartości zapasów (u liderów nie występuje).

Skuteczne zarządzanie zapasami wymaga szczegółowej ich analizy pod kątem wartości sprzedaży (przynajmniej za ostatnie 12 miesięcy) oraz dokładności prognozy sprzedaży (trafność: prognoza, a realizacja). Celem takiej analizy jest zidentyfikowanie artykułów, które wymagają interwencji (artykuły zalegające, zagrożone utratą wartości), ustalenie zasad planowania zapasów, podział asortymentów na kategorie.

Biorąc pod uwagę wszystkie omówione wyżej aspekty, polityka dotycząca zapasów jest bardzo istotnym elementem strategii przedsiębiorstwa oraz długookresowego planowania. Powinna również stanowić podstawową wytyczną dla wszelkich działań zakupowych, które w efekcie mają wpływ na poziom zapasów.
W procesach zakupowych bardzo istotnym elementem jest podział zapasów według kryterium istotności dla przedsiębiorstwa, a następnie stosowanie zróżnicowanych procedur zakupowych dla poszczególnych grup.

Z punktu widzenia zarządzania procesem zakupów bardzo ważna jest identyfikacja czynników mających wpływ na tworzenie nadmiernych zapasów w firmie, a następnie podejmowanie działań mających na celu zredukowanie lub wyeliminowanie tych zjawisk.
Skuteczne zarządzanie dostawcami jest kluczowym zadaniem zakupów, które pod naporem „bieżących spraw” bardzo często jest zaniedbywane. Prawidłowy wybór, aktywna współpraca oraz systematyczna ocena dostawców w znaczny sposób ogranicza, a często redukuje niepewność dostaw praktycznie do zera.

Również badanie rynku dostawców powinno być procesem realizowanym w sposób systematyczny i ciągły. Stworzenie bazy potencjalnych dostawców, nie tylko w skali lokalnej, może stanowić swoistą polisę ubezpieczeniową w przypadku niepewności dostaw. Dobrym rozwiązaniem są również kontrakty długoterminowe z dostawcami. Ich znaczenie w ostatnich latach zdecydowanie wzrasta. Stanowią one zazwyczaj wstęp do pogłębionej współpracy, w wyniku, której można uzyskać dodatkowe korzyści – również te związane z gospodarką zapasami, m.in.:
•    zgoda na utworzenie zapasu bezpieczeństwa w magazynie dostawcy;
•    uproszczenia procedury składania zamówień;
•    skrócenie czasu realizacji zamówień;
•    dostosowanie wielkości pojedynczego zamówienia do naszych potrzeb;
•    określenie sposobu realizacji dostaw awaryjnych.

W procesie optymalizacji poziomu zapasów można wykorzystać również bardziej zaawansowane formy współpracy z dostawcami takie jak: zarządzanie przez dostawcę zapasem magazynowym odbiorcy czy też realizacja dostaw w systemie just-in-time.

Opłacalność taryf no-limit

Coraz większa popularność taryf ryczałtowych typu „no-limit” na rynku detalicznym sprawia, że również firmy oraz instytucje sektora publicznego decydują się…

25.09.2017

Zobacz więcej

Spadki sprzedaży usług telekomunikacyjnych w sektorze administracji publicznej i samorządowej

W 2016 r. jednostki objęte ustawą Prawo zamówień publicznych[1] (dalej „Pzp”) zaraportowały w serwisach BZP[2] i TED[3] zawarcie umów o łącznej…

Zobacz więcej

Rynek data center – podsumowanie 2016 r. i prognozy na najbliższe 5 lat

Wydarzenia na polskim rynku datacenter w 2016 r. potwierdziły wiarę dostawców w dobre perspektywy rynkowe w nadchodzących latach. W infrastrukturę…

17.08.2017

Zobacz więcej

Zbieranie danych do audytu energetycznego

Rozpoczęcie prac audytowych wymaga umiejętnego zebrania danych, które będziemy poddawać analizie. Ustawa o efektywności energetycznej opisuje w sposób ogólny to,…

17.05.2017

Zobacz więcej

Formy poprawy efektywności energetycznej wspierane przez Państwo

Podjęcie działań na rzecz wzrostu efektywności energetycznej wymaga podjęcia wysiłku i często znaczących nakładów finansowych. Celem zwiększenia motywacji do realizacji…

13.04.2017

Zobacz więcej

Nowa ustawa o ochronie danych osobowych – przegląd opublikowanego projektu

Już niewiele ponad rok dzieli nas od rozpoczęcia stosowania przepisów Ogólnego Rozporządzenia UE o Ochronie Danych Osobowych, w skrócie zwanego…

Zobacz więcej

Jak spełnić wymogi Ustawy o efektywności energetycznej?

Najważniejszym założeniem Ustawy o efektywności energetycznej (nowelizacja przyjęta przez Sejm 20.05.2016) jest wprowadzenie obowiązkowych działań na rzecz poprawy efektywności energetycznej…

21.03.2017

Zobacz więcej

Wsparcie w zarządzaniu zamówieniami (cz. III)

W drugiej części artykułu omówiono podstawowe warunki, jakie muszą zostać spełnione w firmie dla skutecznego zarządzania zapasami. Zwrócono uwagę na…

Zobacz więcej

Jak skutecznie wdrożyć panel menedżera?

W naszej praktyce biznesowej obserwujemy wzrost zapotrzebowania menedżerów na szybki dostęp do informacji ukierunkowanej na wsparcie konkretnej decyzji zarządczej. Rośnie…

22.02.2017

Zobacz więcej

Inspektor Ochrony Danych – czy będzie to nowa rola?

W grudniu 2016 roku Grupa Robocza art. 29, opublikowała swoje wytyczne do unijnego rozporządzenia GDPR (RODO). Jednym z tematów wytycznych…

Zobacz więcej

Wsparcie w zarządzaniu zamówieniami (cz. II)

W pierwszej części artykułu przedstawiono podstawowe funkcjonalności dostępnych na rynku aplikacji i programów wspomagających zarządzanie zamówieniami. Zwrócono również uwagę na…

12.12.2016

Zobacz więcej

GDPR – rozbudowany obowiązek informacyjny

Zgodnie z art. 24 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych administrator danych zobowiązany jest spełnić obowiązek informacyjny wobec osób,…

Zobacz więcej

Rola podmiotów w ujęciu Ustawy o efektywności energetycznej z 20 maja 2016 r.

ROLA ODBIORCY PRZEMYSŁOWEGO Odbiorcy przemysłowi zostali pośrednio zobligowani do działań na rzecz efektywności energetycznej – poprzez obowiązek oszczędności 1,5% energii…

Zobacz więcej

Dobór mocy umownej

Redukcja ponoszonych kosztów to coś, co zawsze brzmi atrakcyjnie i czym każdy będzie zainteresowany. Nie inaczej jest w przypadku oszczędzania…

15.11.2016

Zobacz więcej

GDPR – nowe wymagania dotyczące zgody na przetwarzanie danych

Nowe  Rozporządzenie unijne o ochronie danych osobowych (GDPR) wprowadza szereg zmian w zakresie wymagań prawnych dot. przetwarzania danych osób fizycznych…

Zobacz więcej

Najnowsze trendy na rynku usług transmisji danych

Najważniejszym trendem, który kształtował ofertę operatorów w ostatnich latach, była ewolucja w kierunku zarządzanych usług transmisji danych. Zjawisko to jest…

Zobacz więcej

Wsparcie informatyczne w zarządzaniu zamówieniami (cz.1/2)

Zarządzanie zamówieniami  jest procesem mającym istotny i bezpośredni wpływ na wynik finansowy przedsiębiorstwa. W obszarze zarządzania łańcuchem dostaw proces ten…

17.10.2016

Zobacz więcej

Testy penetracyjne – wymagania, potrzeby a rzeczywistość

Obserwowane zwiększone zapotrzebowanie na przeprowadzanie audytów bezpieczeństwa informacji to nie tylko chwilowa moda związana ze wzrastającą świadomością zagrożeń w obszarze…

Zobacz więcej

RODO – nowe zasady nakładania kar na administratorów danych osobowych

25. maja 2018 roku zaczną być stosowane przepisy rozporządzenia UE o ochronie danych osobowych, którego celem jest ujednolicenie przepisów prawa…

Zobacz więcej

Privacy Shield – pierwszy miesiąc funkcjonowania

1 sierpnia 2016 roku został uruchomiony program Tarcza Prywatności (eng. Privacy Shield) – umowa ramowa przyjęta pomiędzy Stanami Zjednoczonymi a…

16.09.2016

Zobacz więcej
icon

Newsletter

icon

Zapisz się do newslettera i otrzymuj bezpłatnie artykuły naszych ekspertów.