Strefa wiedzy

Wsparcie w zarządzaniu zamówieniami (cz. III)

21.03.2017

W drugiej części artykułu omówiono podstawowe warunki, jakie muszą zostać spełnione w firmie dla skutecznego zarządzania zapasami. Zwrócono uwagę na znaczenie takich czynników, jak: jakość (kompletność) dostępnej bazy danych o sprzedaży, towarach oraz dostawcach; przepływ informacji pomiędzy działami operacyjnymi i działami związanymi ze sprzedażą, zastosowane narzędzia informatyczne wspomagające zarządzanie zamówieniami oraz zapasami.

W tej części przedstawiamy nasze podejście stosowane przy wspieraniu i optymalizacji zarządzania zapasami w firmie.

Zarządzanie zamówieniami jest procesem złożonym. Wymaga spełnienia, co najmniej kilku podstawowych warunków, (które omówiliśmy w poprzedniej części artykułu) aby mogło być skutecznie realizowane.

Przystępując do współpracy z Klientem proponujemy  na wstępie dokonanie przeglądu i oceny procesu zarządzania zamówieniami, od momentu powstania potrzeby zakupowej do momentu złożenia zamówienia u dostawcy. Przeprowadzenie takiej oceny pozwala na postawienie diagnozy i sformułowanie rekomendacji odnośnie niezbędnych zmian w systemie.

Na wstępie pytamy o organizację całego procesu oraz jego usytuowanie w strukturze  firmy. Analizujemy jak wygląda współpraca i wymiana informacji pomiędzy działami operacyjnymi zaangażowanymi bezpośrednio lub pośrednio w proces zarządzania zamówieniami (zakupy, sprzedaż, marketing). Pytamy o politykę firmy odnośnie zapasów, czy jest ona w jakiś sposób sformalizowana, czy są przyjęte, określone poziomy obsługi klienta (SLA) dla poszczególnych grup, pozycji asortymentowych . Ważnym elementem procesu jest system raportowania. Sprawdzamy czy są tworzone cykliczne raporty dotyczące zarządzania zapasami, jeżeli tak to, co zawierają i jakie komórki/osoby w firmie mają do nich dostęp, kto i w jakim gronie je analizuje, czy analizy odbywają się w usystematyzowany, cykliczny sposób.

Następnie sprawdzamy i oceniamy jakość i kompletność danych wykorzystywanych w procesie zarządzania zamówieniami.  Jak już wspomniano wcześniej, do prognozowania popytu, niezbędne są dane o dziennej sprzedaży poszczególnych asortymentów za okres minimum jednego roku. Ponadto, w bazie danych powinny być oznaczone okresy promocji, wyprzedaży oraz wszelkie inne akcje oddziaływujące na poziom sprzedaży.

Zwracamy uwagę na dostępność w systemie danych i parametrów logistycznych dotyczących towarów i dostawców, niezbędnych do automatyzacji procesu zamawiania. W swojej praktyce często spotykamy się z sytuacjami braku lub niekompletności tych danych w systemie Klienta, co ma zwykle negatywny wpływ na funkcjonowanie procesu i zwiększa jego pracochłonność. Uzupełnienie brakujących danych jest jednym z pierwszych zadań, które musi wykonać Klient chcąc zoptymalizować swój system zarządzania zamówieniami.

Istotnym elementem wstępnej oceny procesu zarządzania zamówieniami jest analiza zapasów. Najczęściej analizujemy dane za okres od jednego roku do trzech lat. W analizie wykorzystujemy klasyfikację ABC towarów będących w obrocie towarowym oraz wskaźniki rotacji dla poszczególnych asortymentów i kategorii. Analiza zapasów pozwala precyzyjnie ocenić skuteczność i prawidłowość zarządzania zamówieniami oraz wyciągnąć wnioski odnośnie niezbędnych zmian.

Kolejnym elementem podlegającym analizie są narzędzia informatyczne, wykorzystywane w procesie zarządzania zamówieniami. Z naszych doświadczeń wynika, że wiele firm w dalszym ciągu wykorzystuje rozwiązania oparte na oprogramowaniu klasy ERP, które z założenia nie jest oprogramowaniem do planowania poziomu zapasów. Nieuwzględnienie dynamiki sprzedaży i arbitralne, statyczne określenie poziomu bezpieczeństwa skutkuje zwykle zawyżonym zapasem lub brakami towarowymi.

W oparciu o wynik przeprowadzonej wstępnej analizy opracowujemy rekomendacje zmian w procesach i przepływie informacji. Szacujemy również możliwości  wdrożenia dedykowanej usługi efektywnego zarządzania zapasami.

Decydując się na wdrożenie, Klient uzyskuje wsparcie naszego doświadczonego eksperta, zapewniamy również dostęp do wysokiej klasy narzędzi IT, zawierających zaawansowane algorytmy matematyczne do prognozowania. Gwarantujemy pełne dostosowanie wdrażanych zmian do specyfiki oraz wymagań Klienta.

Autor: Andrzej Dąbrowski

Łańcuch dostaw w praktyce

W ciągu ostatnich dziesięciu lat przeprowadzono wiele projektów dotyczących współpracy w ramach łańcucha dostaw. Takie działanie miało na celu przeanalizowanie,…

26.08.2019

Zobacz więcej
icon

Newsletter

icon

Zapisz się do newslettera i otrzymuj bezpłatnie artykuły naszych ekspertów.