Strefa wiedzy

Wsparcie w zarządzaniu zamówieniami (cz. II)

12.12.2016

W pierwszej części artykułu przedstawiono podstawowe funkcjonalności dostępnych na rynku aplikacji i programów wspomagających zarządzanie zamówieniami. Zwrócono również uwagę na ich wady, takie jak mała elastyczność oprogramowania oraz  niezadowalająca skuteczność w zarządzaniu indeksami ze sprzedażą incydentalną.

W tej części wskazano  elementy na które należy zwrócić uwagę, aby skutecznie zarządzać zapasami.

PODSTAWOWE WARUNKI SKUTECZNEGO ZARZĄDZANIA ZAPASAMI

I. Właściwe dane

Musimy dysponować danymi o dziennej sprzedaży poszczególnych asortymentów za okres co najmniej jednego roku wstecz, optymalnie dane z dwóch ostatnich lat. W zapisach systemowych muszą być odznaczone „nietypowe zdarzenia”: akcje promocyjne, wyprzedaże, itp. W innym przypadku narażamy się na błędy w prognozowaniu sprzedaży.

Bardzo istotne jest aktualizowanie na bieżąco bazy danych zamawianych towarów oraz ich dostawców. Usystematyzowana baza parametrów wynikających z umów z dostawcami (np. minimalna wielkość zamówienia, czas realizacji), pozwala optymalizować wielkość zamówienia oraz terminy składania zamówień.

Warunkiem koniecznym do prawidłowego zarządzania zamówieniami jest uwzględnianie w obliczeniach ilości „towaru w drodze” oraz momentu dostawy towaru do magazynu. Możemy to uzyskać poprzez rejestrację zamówień w systemie w momencie ich złożenia u dostawcy a następnie aktualizację kolejnych statusów dostawy.

Biorąc pod uwagę, że zapasy wiążą kapitał i generują koszty związane z ich utrzymaniem, istotna jest szczegółowa wiedza na temat poziomu i struktury kosztów związanych z gospodarką zapasami (amortyzacja składników majątku trwałego, koszt zużycie materiałów, energii i paliw, koszt pracy, usług obcych, podatków, itp. ).

II. Przepływ informacji

Bardzo istotny jest dobry przepływu informacji pomiędzy działami operacyjnymi oraz działami związanymi ze sprzedażą. Dobrym rozwiązaniem są cykliczne spotkania koordynacyjne, organizowane i prowadzone przez przedstawiciela działu operacyjnego (np. logistyki), podczas których z jednej strony przekazywane są informacje na temat podejmowanych działań sprzedażowych i marketingowych, z drugiej analizowane są możliwości realizacji zakupów oraz wskaźniki  poziomu zapasów. W efekcie decyzje zakupowe podejmowane są z uwzględnieniem kompletnej informacji o wymaganiach sprzedażowych. Takie podejście zmniejsza ryzyko popełnienia błędów, nieuwzględnienia istotnych informacji, danych poza systemowych (np. decyzji o zaniechaniu sprzedaży konkretnego produktu, linii produktów, wyprzedaży, promocji).

Aby zaspokoić potrzeby informacyjne oraz zapewnić poprawność i spójność danych, wskazane jest zbudowanie zintegrowanego systemu raportowania.

Prawidłowo zaprojektowany system raportowania, zasilony prawidłowymi, aktualnymi danymi skutecznie wspiera  proces zarządzaniu zakupami i zapasami:

  • pokazuje aktualny stan gospodarki zapasami oraz dynamikę zmian,
  • umożliwia weryfikację trafności podejmowanych decyzji.

III. Odpowiednie narzędzia informatyczne

W oprogramowaniach klasy ERP zakupy prognozowane są w oparciu o wartość średnią ze sprzedaży historycznej. Planista decyduje z jakiego okresu należy policzyć średnią sprzedaż oraz na jaki okres zaplanować zapas. Istotną rolę odgrywa tu wiedza i doświadczenie planisty. Arbitralne ustalanie podstawowych parametrów oraz nieuwzględnianie dynamiki sprzedaży przez oprogramowanie, skutkują zazwyczaj zawyżonym zapasem lub brakami towarowymi.

Na rynku dostępne są specjalizowane aplikacje wspomagające zarządzanie zapasami, w których popyt prognozowany jest w oparciu o kilka modeli statystycznych. Dane o sprzedaży i stanach magazynowych pobierane są z oprogramowania ERP. Programy te automatycznie generują listę SKU do zamówienia, jeśli prognoza spełnia warunek trafności (trafność ocenia oprogramowanie). Artykuły dla których aplikacja nie jest w stanie obliczyć prognozy (np. artykuły o sprzedaży incydentalnej) są wyrzucane jako „wyjątki” i decyzję o sposobie wyliczenia prognozy podejmuje planista. Poziom błędu prognozy w tego typu programach jest zdecydowanie mniejszy niż w oprogramowaniach klasy ERP.

W kolejnej części przedstawimy nasze podejście stosowane przy wspieraniu optymalizacji zarządzania zapasami w firmie.

Autor: Andrzej Dąbrowski

Opłacalność taryf no-limit

Coraz większa popularność taryf ryczałtowych typu „no-limit” na rynku detalicznym sprawia, że również firmy oraz instytucje sektora publicznego decydują się…

25.09.2017

Zobacz więcej

Spadki sprzedaży usług telekomunikacyjnych w sektorze administracji publicznej i samorządowej

W 2016 r. jednostki objęte ustawą Prawo zamówień publicznych[1] (dalej „Pzp”) zaraportowały w serwisach BZP[2] i TED[3] zawarcie umów o łącznej…

Zobacz więcej

Rynek data center – podsumowanie 2016 r. i prognozy na najbliższe 5 lat

Wydarzenia na polskim rynku datacenter w 2016 r. potwierdziły wiarę dostawców w dobre perspektywy rynkowe w nadchodzących latach. W infrastrukturę…

17.08.2017

Zobacz więcej

Zbieranie danych do audytu energetycznego

Rozpoczęcie prac audytowych wymaga umiejętnego zebrania danych, które będziemy poddawać analizie. Ustawa o efektywności energetycznej opisuje w sposób ogólny to,…

17.05.2017

Zobacz więcej

Formy poprawy efektywności energetycznej wspierane przez Państwo

Podjęcie działań na rzecz wzrostu efektywności energetycznej wymaga podjęcia wysiłku i często znaczących nakładów finansowych. Celem zwiększenia motywacji do realizacji…

13.04.2017

Zobacz więcej

Nowa ustawa o ochronie danych osobowych – przegląd opublikowanego projektu

Już niewiele ponad rok dzieli nas od rozpoczęcia stosowania przepisów Ogólnego Rozporządzenia UE o Ochronie Danych Osobowych, w skrócie zwanego…

Zobacz więcej

Jak spełnić wymogi Ustawy o efektywności energetycznej?

Najważniejszym założeniem Ustawy o efektywności energetycznej (nowelizacja przyjęta przez Sejm 20.05.2016) jest wprowadzenie obowiązkowych działań na rzecz poprawy efektywności energetycznej…

21.03.2017

Zobacz więcej

Wsparcie w zarządzaniu zamówieniami (cz. III)

W drugiej części artykułu omówiono podstawowe warunki, jakie muszą zostać spełnione w firmie dla skutecznego zarządzania zapasami. Zwrócono uwagę na…

Zobacz więcej

Jak skutecznie wdrożyć panel menedżera?

W naszej praktyce biznesowej obserwujemy wzrost zapotrzebowania menedżerów na szybki dostęp do informacji ukierunkowanej na wsparcie konkretnej decyzji zarządczej. Rośnie…

22.02.2017

Zobacz więcej

Inspektor Ochrony Danych – czy będzie to nowa rola?

W grudniu 2016 roku Grupa Robocza art. 29, opublikowała swoje wytyczne do unijnego rozporządzenia GDPR (RODO). Jednym z tematów wytycznych…

Zobacz więcej
icon

Newsletter

icon

Zapisz się do newslettera i otrzymuj bezpłatnie artykuły naszych ekspertów.