Wsparcie informatyczne w zarządzaniu zamówieniami (cz.1/2)

17.10.2016

Zarządzanie zamówieniami  jest procesem mającym istotny i bezpośredni wpływ na wynik finansowy przedsiębiorstwa. W obszarze zarządzania łańcuchem dostaw proces ten odgrywa kluczową rolę.

Podejmowanie optymalnych decyzji dotyczących zamówień jest zadaniem bardzo trudnym i obarczonym ryzykiem, w konsekwencji oznacza inwestowanie dużych środków finansowych w zapasy. Błędne decyzje są tu szczególnie bolesne, bowiem generują dodatkowe, zwykle niezaplanowane koszty.

Próby automatyzacji procesu zamawiania były do niedawna traktowane z dużą nieufnością przez kadrę zarządzającą zakupami. To tradycyjne podejście wynikało najczęściej z ograniczonej wiedzy na temat możliwości wsparcia decyzji zakupowych za pomocą specjalistycznych aplikacji i programów.

Obecnie na rynku jest dostępnych cały szereg programów  wspomagających procesy związane z zarządzaniem zakupami. Jedną z ich funkcjonalności jest zarządzanie zamówieniami. Przeważnie są to niezależne programy pracujące w oparciu o dane importowane w postaci plików tekstowych z systemu ERP. W takiej samej postaci do systemu ERP, za pomocą odpowiedniego automatycznego interfejsu, są przekazywane wygenerowane przez program propozycje zamówień.

Taka konfiguracja pozwala zintegrować oprogramowanie  do zarządzania zamówieniami z dotychczas stosowanym w przedsiębiorstwie systemem ERP, bez konieczności ingerowania w jego funkcjonalności.

Program do zarządzania zamówieniami stanowi więc inteligentne uzupełnienie i wsparcie dla systemu ERP. Możliwość ustawienia wymiany danych w dowolnym czasie (np. w okresie najmniejszego obciążenia serwerów), ma pozytywny wpływ na wydajność głównego systemu przedsiębiorstwa.

Dostępne programy do zarządzania zamówieniami posiadają cały szereg funkcjonalności z których najważniejsze to:

1. Generowanie zamówień

Program automatycznie generuje listę SKU do zamówienia wraz z propozycją ilości, w oparciu o dane pobrane z systemu dotyczące historii sprzedaży, stanów magazynowych i ilości towarów w drodze, przyjętych poziomów obsługi klienta oraz wprowadzonych do systemu parametrów logistycznych dostawcy (czas realizacji zamówienia, minimalna wielkość dostawy itp.).

2. Prognozowanie popytu

W oparciu o dane dotyczące historii sprzedaży program wylicza prognozę popytu indywidualnie dla każdego SKU, wykorzystując kilka modeli statystycznych. Prognozy mogą być tworzone dla różnych przedziałów czasowych. Prognozy mogą być weryfikowane z uwzględnieniem trendów, sezonowości oraz planów sprzedaży.

3. Analiza asortymentów metodą ABC/XYZ

Posługując się wykonywaną automatycznie analizą ABC oraz XYZ program tworzy matrycę indeksów. Do poszczególnych pól tej matrycy można wpisać oczekiwane wartości Poziomu Obsługi Klienta (POK) lub zastosować wartości zaproponowane przez program. Zapisane w postaci matrycy ABC/XYZ wartości POK są wykorzystywane do obliczania poziomu zapasu bezpieczeństwa indywidualnie dla każdego SKU.

4. Generowanie raportów

Programy  oferują zwykle pakiet gotowych raportów do analizy poziomu zapasów w przedsiębiorstwie. Umożliwiają również tworzenie własnych raportów w oparciu o zadane kryteria.

Programy do zarządzania zamówieniami mają również słabe strony. Należą do nich:

1. Mała elastyczność oprogramowania, powodująca, że wdrażanie zmian, wynikających  ze zmieniających się warunków otoczenia (firma, rynek) jest bardzo pracochłonne i trwa zazwyczaj kilka miesięcy,
2. Niezadowalająca skuteczność w zarządzaniu indeksami ze sprzedażą incydentalną (sprzedaż kilka razy w roku); ten typ sprzedaży jest charakterystyczny między innymi w branży motoryzacyjnej

W kolejnej części artykułu przybliżymy Państwu nasze podejście do zarządzania zakupami i zapasami.  Jego zastosowanie pozwala w praktyce wyeliminować wskazane wyżej słabe strony oprogramowania.

Autor: Andrzej Dąbrowski