Bezpieczeństwo Informacji- komentarz Audytela na temat sytuacji na rynku (maj 2013)
Ustawa z dnia 1 lipca 2011 roku o zmianie ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach oraz niektórych innych ustaw (dalej zwana Ustawą o utrzymaniu czystości), oprócz sporego zamieszania wywołanego reorganizacją systemu gospodarki odpadami, nakłada na gminy nowe obowiązki. O jednym z nich, dotyczącym opracowania przez gminę wzoru deklaracji o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi, stało się ostatnio dosyć głośno. Wszystko za sprawą wątpliwości mieszkańców co do pytań znajdujących się na owej deklaracji.
Przypomnijmy, Ustawa o ochronie danych osobowych nakłada na administratora danych czyli gminę szereg obowiązków, m. in. konieczność opracowania Polityki bezpieczeństwa danych osobowych i Instrukcji zarządzania systemami informatycznymi czy rejestracji zbiorów w rejestrze GIODO. Jednym z obowiązków jest również stosowanie zasady adekwatności. Zasady, na mocy której administrator danych obowiązany jest przetwarzać dane w zakresie adekwatnym do celu, dla którego zostały zebrane. Nie jest zatem dopuszczalne zbieranie większej ilości danych „dla zasady” lub „bo może będą potrzebne”.
Zakres danych, jakich może wymagać gmina, został precyzyjnie określony wart. 6j ust. 1 oraz z art. 6n ust. 1 Ustawy o utrzymaniu czystości. Dopuszczalne jest więc zebranie informacji o imieniu i nazwisku właściciela nieruchomości, adresie nieruchomości oraz o liczbie osób zamieszkujących w danej nieruchomości, a także sposobie dzielenia odpadów. Cytowane przepisy uprawniają gminę do gromadzenia danych jedynie właściciela nieruchomości, nie jest dopuszczalne zbieranie informacji o osobach użytkujących nieruchomość. Co za tym idzie, na formularzu deklaracji o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi nie można zbierać informacji m. in. o stopniu pokrewieństwa, wieku osób zamieszkujących nieruchomość czy innych danych, których podania żądały niektóre gminy.
Sprawą otwartą pozostaje natomiast zbieranie większej ilości danych dotyczących samych właścicieli nieruchomości. Każdy taki przypadek należy oceniać indywidualnie. W niektórych sytuacjach zebranie dodatkowej informacji w celu rozróżnienia współwłaścicieli może wydawać się konieczne np. jeżeli jedna nieruchomość ma kilku współwłaścicieli, z których dwóch ma takie samo imię i nazwisko. Pamiętajmy jednak, że gmina może być zobowiązana do zebrania zgody na przetwarzanie takich danych osobowych, których zakres wykracza poza opisany w Ustawie o utrzymaniu czystości.