Strefa wiedzy

Jak wdrożyć nowe oprogramowanie w zakładanym czasie i koszcie?

13.06.2016

W czasie swojej pracy doradczej bardzo często spotykamy się z informacją, zarzutem, że wdrożone oprogramowanie nie spełnia oczekiwań, wdrożenie było lub jest problemem, a firma informatyczna za wszelkie zmiany żąda dodatkowych pieniędzy. Bardzo rzadko spotykamy się z pozytywną oceną wdrożenia oraz samych konsultantów, wdrożeniowców. W większości przypadków winnym niepowodzeń nie jest firma wdrażająca.

Z czego to wynika? Moim zdaniem po pierwsze z wiary, że firma wdrożeniowa zna firmę i jej problemy przynajmniej na takim poziomie jak jej pracownicy i pomoże wdrożyć to, o czym marzą decydenci i menadżerowie. Po drugie z niezrozumienia, czemu służy analiza przedwdrożeniowa. Po trzecie wierze, że druga strona wie, co ja mam na myśli.

Przed podjęciem decyzji o wdrożeniu nowego oprogramowania lub modyfikacji posiadanego, musimy przyjąć do wiadomości, że:

  • firma wdrażająca oprogramowanie nie jest firmą doradczą,
  • w kalkulacji wdrożenia nie przewidziano godzin na identyfikację problemów Klienta i formułowanie i wdrażanie rozwiązań,
  • analiza przedwdrożeniowa ma za zadanie uzyskanie potwierdzenia (dla firmy wdrażającej), że oprogramowanie może być wdrożone bez poprawek lub z niewielkimi modyfikacjami,
  • analiza przedwdrożeniowa nie ma nic wspólnego z analizą procesową,
  • konsultant wdrożeniowiec stara się wdrożyć oprogramowanie standardowe,
  • wiedza wdrożeniowca oparta jest na doświadczeniu pozyskanym z realizacji innych projektów wdrożeniowych, a nie z praktyki biznesowej,
  • konsultant wdrożeniowiec pozna firmę tylko w takim stopniu, w jakim pracownik firmy mu na to pozwoli,
  • im więcej czasu firma poświęci na przygotowanie do wdrożenia, tym krótsze i skuteczniejsze będzie wdrożenie.

Warunkiem sukcesu wdrożeniowego jest wyznaczenie jednej osoby odpowiedzialnej za wdrożenie i wyłączenie jej z bieżącej działalności operacyjnej na okres wdrożenia.

Aby uniknąć „pułapki analizy przedwdrożeniowej” reprezentującej tylko interesy wdrożeniowca, konieczne jest przygotowanie i przekazanie przed wykonaniem analizy następującego materiału (skonsultowanego z kluczowymi użytkownikami, uczestnikami procesu) zawierającego:

  • szczegółowy opis (zmapowanie) obecnych procesów,
  • opis sytuacji, miejsc, w których występują problemy – w odniesieniu do opisanego procesu,
  • opis oczekiwań spodziewanych po wdrożeniu (model).

Opiniując, a następnie akceptując analizę przedwdrożeniową, musimy zwrócić uwagę, czy wdrożeniowiec uwzględnił przekazany mu materiał. Pamiętajmy, że zaakceptowana analiza przedwdrożeniowa, to jest „święta księga” dla wdrożeniowca, a funkcjonalności, których w tej analizie zabraknie, będą nas dodatkowo kosztować.

Dobrą praktyką jest wykonanie analizy ryzyk oraz podjęcie działań zapobiegawczych.

W załączniku: najczęściej występujące ryzyka związane z wdrożeniem nowego oprogramowania oraz proponowane przez nas działania, które powinny zabezpieczyć firmę przed powstaniem zjawisk niepożądanych.

Autor: Krzysztof Miziński

Łańcuch dostaw w praktyce

W ciągu ostatnich dziesięciu lat przeprowadzono wiele projektów dotyczących współpracy w ramach łańcucha dostaw. Takie działanie miało na celu przeanalizowanie,…

26.08.2019

Zobacz więcej
icon

Newsletter

icon

Zapisz się do newslettera i otrzymuj bezpłatnie artykuły naszych ekspertów.