Grupowe zakupy energii – jak zacząć?

11.01.2016

Po uwolnieniu rynku energii elektrycznej w roku 2007 coraz więcej instytucji decyduje się na zorganizowanie postępowania przetargowego na zakup energii elektrycznej. Przetarg można przygotować samemu lub skorzystać z pomocy doświadczonego doradcy, można także kupować energię samodzielnie lub w ramach grupy zakupowej. Niezależnie, którą wersję wybierzemy, o organizacji przetargu musimy pomyśleć odpowiednio wcześnie i dobrze się do niego przygotować. Od czego zacząć?

Wspólne postępowanie przetargowe z innymi podmiotami niesie ze sobą korzyści finansowe w postaci otrzymania lepszej oferty od potencjalnych sprzedawców. Związane jest to jednak także z większym nakładem pracy.

• W przypadku grupowego zakupu energii należy organizację postępowania rozpocząć od znalezienia członków grupy zakupowej i podpisania z nimi porozumienia. Uczestników  grupy powinniśmy znaleźć w pierwszym kwartale roku, zakładając, że planujemy rozpoczęcie sprzedaży przez wyłonionego w postępowaniu sprzedawcę od początku kolejnego roku.
• W kolejnym kroku organizator postępowania wraz z uczestnikami grupy powinien podpisać porozumienie, na mocy którego ogłosi wspólne postępowanie.
• Po podpisaniu porozumienia powinno nastąpić zebranie technicznych danych na temat punktów poboru energii wchodzących do grupy oraz szczegółowych danych dotyczących sposobu rozliczenia, które to powinno zamknąć się do końca drugiego kwartału.
• Każdy z uczestników grupy powinien mieć zarezerwowane środki finansowe na zakup energii, co powinno być udokumentowane deklaracją finansową. Zebranie deklaracji finansowych powinno zakończyć się na przełomie drugiego i trzeciego kwartału.
• Wykonanie powyższych czynności otwiera nam możliwość ogłoszenia postępowania, które powinno nastąpić nie później niż w połowie trzeciego kwartału.

Dotrzymanie tych terminów pozwoli na rozstrzygnięcie postępowania do końca października. Kolejne dwa miesiące pozostają na podpisanie umowy/umów oraz przeprowadzenie procedury zmiany sprzedawcy.

Ostatnią kwestią, o której należy pamiętać, jest analiza okresów obowiązywania oraz wypowiedzenie dotychczasowych umów na zakup energii elektrycznej i podjęcie stosownych działań związanych z ich wypowiedzeniem w odpowiednim momencie.

Terminy wykonywania poszczególnych zadań zależą od kilku czynników. Jednym z nich jest liczność grupy oraz poziom przygotowania jej uczestników (głównie w zakresie przygotowania danych o punktach poboru energii). Kolejnym czynnikiem jest fakt, czy grupa organizowana jest po raz pierwszy, czy jest to kolejny przetarg. W przypadku kolejnego przetargu proces zebrania danych powinien trwać krócej z uwagi na fakt, że dane z poprzedniego postępowania należy tylko zaktualizować. Istotnym czynnikiem wpływającym na czas niezbędny do realizacji poszczególnych zadań są również stosowane narzędzia wspierające proces organizacji grupy. Istotnym wsparciem są narzędzia automatyzujące proces związany z komunikacją i zbieraniem danych od uczestników grupy, szczególnie w przypadku bardzo licznych grup.