Strefa wiedzy

Czynniki zapasotwórcze w organizacji – jak je ograniczyć?

12.05.2015

Z punktu widzenia zarządzania procesem zakupowym bardzo ważna jest identyfikacja czynników mających wpływ na tworzenie nadmiernych zapasów w firmie, a następnie podejmowanie działań mających na celu zredukowanie lub wyeliminowanie tych zjawisk.

Niepewność dostaw

Czynnikiem występującym po stronie dostawcy jest niepewność dostaw i związane z tym ryzyko braku bądź niedoboru zamawianych towarów. Może to być również ryzyko niedotrzymania ustalonego terminu dostawy. W takim przypadku firmy na ogół decydują się na zwiększanie poziomu zapasów, szczególnie jeżeli brak lub opóźnienie dostawy jest zagrożeniem dla ciągłości procesu produkcyjnego bądź realizacji dostaw do klientów. Innym „zapasotwórczym” czynnikiem są warunki stawiane przez dostawców. Dotyczą one m.in.: minimalnej wielkości (wartości) zamówienia, jednostek opakowaniowych i załadunkowych, okresów ważności, czasów realizacji zamówień, stałych terminów zamówień i dostaw.

Wahania popytu

Kolejnym czynnikiem mającym wpływ na poziom zapasów są duże wahania popytu po stronie odbiorców. Nadmierne zapasy wyrobów gotowych powstają często wskutek nacisków działu sprzedaży oraz ustalania poziomu obsługi klienta (POK) – definiowanego tutaj, jako zdolność do zaspokajania popytu zgłaszanego przez klientów – na zbyt wysokim poziomie.

Najczęstsze wytyczne ze strony ekip sprzedażowych to „każde zamówienie Klienta musi być zrealizowane” – POK = 100%. Czy to jest możliwe? Czy stać nas na to?

UWAGA!

Liderzy rynku dążą do osiągnięcia POK na poziomie 95%,
a maksymalny POK, jaki został osiągnięty przekracza nieco 98%.

 Jeśli jednak strategią firmy jest osiągnięcie parametrów lidera rynkowego, trzeba pamiętać, że przy dużej zmienności popytu, poziom zapasu bezpieczeństwa zaczyna gwałtownie rosnąć (wzrost logarytmiczny) dla POK > 90%.

 Zapasy a proces produkcyjny

Zapasy powstają również wewnątrz przedsiębiorstwa i są związane
z procesem produkcyjnym. Nadmierne zapasy w tym obszarze mogą wynikać m.in. z niewłaściwej konstrukcji procesu produkcyjnego, niedomagań systemowych lub organizacyjnych, występowania „wąskich gardeł”. Rozwiązaniem jest wykonanie mapowania procesu produkcyjnego oraz procesów mu towarzyszących (m.in. planowanie produkcji, planowanie zapotrzebowania surowcowo-materiałowego, planowanie obsług technicznych i remontów), a następnie zamodelowanie i wdrożenie nowego procesu, który wyeliminuje zidentyfikowane nieprawidłowości.

 Kryterium istotności zapasu

W procesach zakupowych związanych z zarządzaniem zapasami bardzo istotnym elementem jest podział zapasów według kryterium istotności dla przedsiębiorstwa, a następnie stosowanie zróżnicowanych procedur dla poszczególnych grup. Na przykład dla artykułów o strategicznym znaczeniu ważne jest precyzyjne określanie potrzeb, dążenie do zawierania kontraktów długoterminowych z dostawcami (nie zawsze jest to możliwe, ale jeśli nie spróbujemy, nie będziemy tego wiedzieć), planowanie awaryjne oraz stałe monitorowanie zapasów.

W przypadku artykułów o istotnym znaczeniu, ale obarczonych ryzykiem niepewności dostaw konieczna jest m.in. stała kontrola dostawców, utrzymywanie zapasów bezpieczeństwa oraz tworzenie i realizowanie planów poprawy sytuacji, zachowań w sytuacjach awaryjnych.

 Narzędzie wspomagające

W praktyce wykorzystuje się różne metody oraz kryteria dzielenia zapasów na grupy, które są wykorzystywane przy podejmowaniu decyzji zakupowych związanych z planowaniem zapasów. Obecnie trudno sobie wyobrazić takie działania wykonywanie bez użycia narzędzi wspomagających. Jednak każde narzędzie wymaga w pierwszej kolejności uporządkowania „własnego podwórka”. Bez wyczyszczenia danych, wdrożenia procedur postępowania przy zarządzaniu zapasami i zakupami, procedur wprowadzenia do obrotu artykułu i jego usunięcia, nie możemy mówić o wprowadzeniu narzędzia. Pamiętajmy, że narzędzie ma wspierać człowieka w podejmowaniu decyzji, a nie na odwrót.

 Ośrodek planistyczny w strukturze firmy

Niebagatelną rolę w zarządzaniu zapasami odgrywa umiejscowienie ośrodka planistycznego w strukturze firmy. Najlepszym rozwiązaniem jest usytuowanie struktury odpowiedzialnej za planowanie zapasów i zakupów w pionie niezależnym od struktur, których działalność opiera się na zapasach, czyli na przykład w pionie finansowym.

Gdy planistów odpowiedzialnych za zapasy umieścimy w:

  • Pionie Sprzedaży – zapas będzie rósł, bo POK dąży do 100%;
  • Pionie Produkcji – zapas będzie rósł, bo optymalna produkcja, to stabilna długa seria;
  • Pionie Zakupów – zapas będzie rósł, bo tani zakup to duży zakup;
  • Pionie Finansowym – dążenie to optymalnego, zrównoważonego zapasu, poszukiwanie złotego środka pomiędzy sprzecznymi wytycznymi dla planistów ze strony Sprzedaży, Produkcji
    i Zakupów.

high-bay-408222_640

Opłacalność taryf no-limit

Coraz większa popularność taryf ryczałtowych typu „no-limit” na rynku detalicznym sprawia, że również firmy oraz instytucje sektora publicznego decydują się…

25.09.2017

Zobacz więcej

Spadki sprzedaży usług telekomunikacyjnych w sektorze administracji publicznej i samorządowej

W 2016 r. jednostki objęte ustawą Prawo zamówień publicznych[1] (dalej „Pzp”) zaraportowały w serwisach BZP[2] i TED[3] zawarcie umów o łącznej…

Zobacz więcej

Rynek data center – podsumowanie 2016 r. i prognozy na najbliższe 5 lat

Wydarzenia na polskim rynku datacenter w 2016 r. potwierdziły wiarę dostawców w dobre perspektywy rynkowe w nadchodzących latach. W infrastrukturę…

17.08.2017

Zobacz więcej

Zbieranie danych do audytu energetycznego

Rozpoczęcie prac audytowych wymaga umiejętnego zebrania danych, które będziemy poddawać analizie. Ustawa o efektywności energetycznej opisuje w sposób ogólny to,…

17.05.2017

Zobacz więcej

Formy poprawy efektywności energetycznej wspierane przez Państwo

Podjęcie działań na rzecz wzrostu efektywności energetycznej wymaga podjęcia wysiłku i często znaczących nakładów finansowych. Celem zwiększenia motywacji do realizacji…

13.04.2017

Zobacz więcej

Nowa ustawa o ochronie danych osobowych – przegląd opublikowanego projektu

Już niewiele ponad rok dzieli nas od rozpoczęcia stosowania przepisów Ogólnego Rozporządzenia UE o Ochronie Danych Osobowych, w skrócie zwanego…

Zobacz więcej

Jak spełnić wymogi Ustawy o efektywności energetycznej?

Najważniejszym założeniem Ustawy o efektywności energetycznej (nowelizacja przyjęta przez Sejm 20.05.2016) jest wprowadzenie obowiązkowych działań na rzecz poprawy efektywności energetycznej…

21.03.2017

Zobacz więcej

Wsparcie w zarządzaniu zamówieniami (cz. III)

W drugiej części artykułu omówiono podstawowe warunki, jakie muszą zostać spełnione w firmie dla skutecznego zarządzania zapasami. Zwrócono uwagę na…

Zobacz więcej

Jak skutecznie wdrożyć panel menedżera?

W naszej praktyce biznesowej obserwujemy wzrost zapotrzebowania menedżerów na szybki dostęp do informacji ukierunkowanej na wsparcie konkretnej decyzji zarządczej. Rośnie…

22.02.2017

Zobacz więcej

Inspektor Ochrony Danych – czy będzie to nowa rola?

W grudniu 2016 roku Grupa Robocza art. 29, opublikowała swoje wytyczne do unijnego rozporządzenia GDPR (RODO). Jednym z tematów wytycznych…

Zobacz więcej
icon

Newsletter

icon

Zapisz się do newslettera i otrzymuj bezpłatnie artykuły naszych ekspertów.