Strefa wiedzy

Audyt poprawności naliczania kosztów za usługi telekomunikacyjne

13.06.2016

Michał Pyszycki – Ekspert Audytela odpowiada na pytania

Audyt poprawności naliczania kosztów za usługi telekomunikacyjne ma na celu sprawdzenie, czy faktury wystawione przez operatorów za usługi telekomunikacyjne (w tym: telefonię stacjonarną, telefonię komórkową, usługi infolinii, usługi ICT w szczególności przetwarzania w chmurze) są naliczone prawidłowo tzn. zgodnie z warunkami zdefiniowanymi w umowach zawartych pomiędzy klientem, a dostawcami tych usług.

Jakie dane są niezbędne do przeprowadzenia czynności audytowych?

Do sprawdzenia poprawności fakturowania potrzebne są jedynie umowy zawarte z dostawcami, a także faktury oraz dane bilingowe za zadany okres– najczęściej jest to okres od początku obowiązywania danej umowy, lecz nie dłuższy niż jeden rok, ze względu na to, że zgodnie z ustawą Prawo telekomunikacyjne, reklamacja usługi może „sięgać” maksymalnie 12 miesięcy wstecz od daty złożenia pisma.

Co jest najczęstszą przyczyną braku poprawności wystawianych faktur?

Przyczyny można podzielić na dwie grupy: błędy ludzkie wynikające z braku zaimplementowania w systemie bilingowym wszystkich warunków handlowych określonych w umowie. Drugą grupą są błędy systemowe wynikające z niedoskonałości systemów bilingowych operatorów, które „nie nadążają” za ofertami składanymi przez działy handlowe. Warto przy tym pamiętać że największe prawdopodobieństwo wystąpienia błędów w naliczaniu opłat występuje w przypadku umów negocjowanych indywidualnie z klientem oraz w umowach zawieranych w wyniku postępowań publicznych. Jest to związane z tym, że wynegocjowane warunki handlowe odbiegają często od standardowych taryf oferowanych przez dostawców.

Kiedy warto przeprowadzić audyt?

Każdorazowo, po zmianie warunków umowy wynikających ze zmiany dostawcy lub po renegocjacji warunków handlowych z dotychczasowym operatorem.

Czy wystarczy jednorazowa kontrola kosztów?

Z doświadczenia ekspertów Audytela wynika, że w znacznej większości przypadków jednorazowa kontrola nie jest skuteczna. Owszem, pozwala ona na odzyskanie kwot nadpłaconych w wyniku błędnie wystawionych faktur, jednakże klient nie będzie miał gwarancji, że faktury otrzymane po przeprowadzonym audycie będą wystawione prawidłowo.

Na poparcie tej tezy warto podać przykład jednego z naszych klientów, u którego kontrola poprawności naliczania kosztów jest prowadzona co miesiąc w sposób ciągły. W ramach umowy zawartej na usługi telefonii komórkowej klient nie otrzymał ani jednej faktury, do której nie byłaby wystawiona zasadna reklamacja. Ponadto po zmianie dostawcy usługi sytuacja nie uległa zmianie i również do każdej faktury składane było pismo reklamacyjne, skutkujące wystawieniem faktury korygującej.

Jakie korzyści niesie audyt?

Przede wszystkim możliwość odzyskania kwot nadpłaconych w wyniku błędnego naliczenia kosztów. Dodatkową korzyścią jest uzyskanie pewności co do poprawności fakturowania w przyszłości. Jednak możliwe jest to jedynie w przypadku ciągłej kontroli, ponieważ w większości przypadków operatorzy wystawiają faktury korygujące do zgłoszonych reklamacji, natomiast błędy po ich stronie nie są korygowane.

Jako przykład  zilustrowania korzyści z usługi audytu poprawności naliczania kosztów należy wspomnieć, iż jeden z klientów Audytel w ciągu czerech lat ciągłej kontroli faktur za usługi telekomunikacyjne odzyskał ponad 2,1 mln zł netto.

Autor: Michał Pyszycki

Opłacalność taryf no-limit

Coraz większa popularność taryf ryczałtowych typu „no-limit” na rynku detalicznym sprawia, że również firmy oraz instytucje sektora publicznego decydują się…

25.09.2017

Zobacz więcej

Spadki sprzedaży usług telekomunikacyjnych w sektorze administracji publicznej i samorządowej

W 2016 r. jednostki objęte ustawą Prawo zamówień publicznych[1] (dalej „Pzp”) zaraportowały w serwisach BZP[2] i TED[3] zawarcie umów o łącznej…

Zobacz więcej

Rynek data center – podsumowanie 2016 r. i prognozy na najbliższe 5 lat

Wydarzenia na polskim rynku datacenter w 2016 r. potwierdziły wiarę dostawców w dobre perspektywy rynkowe w nadchodzących latach. W infrastrukturę…

17.08.2017

Zobacz więcej

Zbieranie danych do audytu energetycznego

Rozpoczęcie prac audytowych wymaga umiejętnego zebrania danych, które będziemy poddawać analizie. Ustawa o efektywności energetycznej opisuje w sposób ogólny to,…

17.05.2017

Zobacz więcej

Formy poprawy efektywności energetycznej wspierane przez Państwo

Podjęcie działań na rzecz wzrostu efektywności energetycznej wymaga podjęcia wysiłku i często znaczących nakładów finansowych. Celem zwiększenia motywacji do realizacji…

13.04.2017

Zobacz więcej

Nowa ustawa o ochronie danych osobowych – przegląd opublikowanego projektu

Już niewiele ponad rok dzieli nas od rozpoczęcia stosowania przepisów Ogólnego Rozporządzenia UE o Ochronie Danych Osobowych, w skrócie zwanego…

Zobacz więcej

Jak spełnić wymogi Ustawy o efektywności energetycznej?

Najważniejszym założeniem Ustawy o efektywności energetycznej (nowelizacja przyjęta przez Sejm 20.05.2016) jest wprowadzenie obowiązkowych działań na rzecz poprawy efektywności energetycznej…

21.03.2017

Zobacz więcej

Wsparcie w zarządzaniu zamówieniami (cz. III)

W drugiej części artykułu omówiono podstawowe warunki, jakie muszą zostać spełnione w firmie dla skutecznego zarządzania zapasami. Zwrócono uwagę na…

Zobacz więcej

Jak skutecznie wdrożyć panel menedżera?

W naszej praktyce biznesowej obserwujemy wzrost zapotrzebowania menedżerów na szybki dostęp do informacji ukierunkowanej na wsparcie konkretnej decyzji zarządczej. Rośnie…

22.02.2017

Zobacz więcej

Inspektor Ochrony Danych – czy będzie to nowa rola?

W grudniu 2016 roku Grupa Robocza art. 29, opublikowała swoje wytyczne do unijnego rozporządzenia GDPR (RODO). Jednym z tematów wytycznych…

Zobacz więcej

Wsparcie w zarządzaniu zamówieniami (cz. II)

W pierwszej części artykułu przedstawiono podstawowe funkcjonalności dostępnych na rynku aplikacji i programów wspomagających zarządzanie zamówieniami. Zwrócono również uwagę na…

12.12.2016

Zobacz więcej

GDPR – rozbudowany obowiązek informacyjny

Zgodnie z art. 24 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych administrator danych zobowiązany jest spełnić obowiązek informacyjny wobec osób,…

Zobacz więcej

Rola podmiotów w ujęciu Ustawy o efektywności energetycznej z 20 maja 2016 r.

ROLA ODBIORCY PRZEMYSŁOWEGO Odbiorcy przemysłowi zostali pośrednio zobligowani do działań na rzecz efektywności energetycznej – poprzez obowiązek oszczędności 1,5% energii…

Zobacz więcej

Dobór mocy umownej

Redukcja ponoszonych kosztów to coś, co zawsze brzmi atrakcyjnie i czym każdy będzie zainteresowany. Nie inaczej jest w przypadku oszczędzania…

15.11.2016

Zobacz więcej

GDPR – nowe wymagania dotyczące zgody na przetwarzanie danych

Nowe  Rozporządzenie unijne o ochronie danych osobowych (GDPR) wprowadza szereg zmian w zakresie wymagań prawnych dot. przetwarzania danych osób fizycznych…

Zobacz więcej

Najnowsze trendy na rynku usług transmisji danych

Najważniejszym trendem, który kształtował ofertę operatorów w ostatnich latach, była ewolucja w kierunku zarządzanych usług transmisji danych. Zjawisko to jest…

Zobacz więcej

Wsparcie informatyczne w zarządzaniu zamówieniami (cz.1/2)

Zarządzanie zamówieniami  jest procesem mającym istotny i bezpośredni wpływ na wynik finansowy przedsiębiorstwa. W obszarze zarządzania łańcuchem dostaw proces ten…

17.10.2016

Zobacz więcej

Testy penetracyjne – wymagania, potrzeby a rzeczywistość

Obserwowane zwiększone zapotrzebowanie na przeprowadzanie audytów bezpieczeństwa informacji to nie tylko chwilowa moda związana ze wzrastającą świadomością zagrożeń w obszarze…

Zobacz więcej

RODO – nowe zasady nakładania kar na administratorów danych osobowych

25. maja 2018 roku zaczną być stosowane przepisy rozporządzenia UE o ochronie danych osobowych, którego celem jest ujednolicenie przepisów prawa…

Zobacz więcej

Privacy Shield – pierwszy miesiąc funkcjonowania

1 sierpnia 2016 roku został uruchomiony program Tarcza Prywatności (eng. Privacy Shield) – umowa ramowa przyjęta pomiędzy Stanami Zjednoczonymi a…

16.09.2016

Zobacz więcej
icon

Newsletter

icon

Zapisz się do newslettera i otrzymuj bezpłatnie artykuły naszych ekspertów.