Strefa wiedzy

Audyt poprawności naliczania kosztów za usługi telekomunikacyjne

13.06.2016

Michał Pyszycki – Ekspert Audytela odpowiada na pytania

Audyt poprawności naliczania kosztów za usługi telekomunikacyjne ma na celu sprawdzenie, czy faktury wystawione przez operatorów za usługi telekomunikacyjne (w tym: telefonię stacjonarną, telefonię komórkową, usługi infolinii, usługi ICT w szczególności przetwarzania w chmurze) są naliczone prawidłowo tzn. zgodnie z warunkami zdefiniowanymi w umowach zawartych pomiędzy klientem, a dostawcami tych usług.

Jakie dane są niezbędne do przeprowadzenia czynności audytowych?

Do sprawdzenia poprawności fakturowania potrzebne są jedynie umowy zawarte z dostawcami, a także faktury oraz dane bilingowe za zadany okres– najczęściej jest to okres od początku obowiązywania danej umowy, lecz nie dłuższy niż jeden rok, ze względu na to, że zgodnie z ustawą Prawo telekomunikacyjne, reklamacja usługi może „sięgać” maksymalnie 12 miesięcy wstecz od daty złożenia pisma.

Co jest najczęstszą przyczyną braku poprawności wystawianych faktur?

Przyczyny można podzielić na dwie grupy: błędy ludzkie wynikające z braku zaimplementowania w systemie bilingowym wszystkich warunków handlowych określonych w umowie. Drugą grupą są błędy systemowe wynikające z niedoskonałości systemów bilingowych operatorów, które „nie nadążają” za ofertami składanymi przez działy handlowe. Warto przy tym pamiętać że największe prawdopodobieństwo wystąpienia błędów w naliczaniu opłat występuje w przypadku umów negocjowanych indywidualnie z klientem oraz w umowach zawieranych w wyniku postępowań publicznych. Jest to związane z tym, że wynegocjowane warunki handlowe odbiegają często od standardowych taryf oferowanych przez dostawców.

Kiedy warto przeprowadzić audyt?

Każdorazowo, po zmianie warunków umowy wynikających ze zmiany dostawcy lub po renegocjacji warunków handlowych z dotychczasowym operatorem.

Czy wystarczy jednorazowa kontrola kosztów?

Z doświadczenia ekspertów Audytela wynika, że w znacznej większości przypadków jednorazowa kontrola nie jest skuteczna. Owszem, pozwala ona na odzyskanie kwot nadpłaconych w wyniku błędnie wystawionych faktur, jednakże klient nie będzie miał gwarancji, że faktury otrzymane po przeprowadzonym audycie będą wystawione prawidłowo.

Na poparcie tej tezy warto podać przykład jednego z naszych klientów, u którego kontrola poprawności naliczania kosztów jest prowadzona co miesiąc w sposób ciągły. W ramach umowy zawartej na usługi telefonii komórkowej klient nie otrzymał ani jednej faktury, do której nie byłaby wystawiona zasadna reklamacja. Ponadto po zmianie dostawcy usługi sytuacja nie uległa zmianie i również do każdej faktury składane było pismo reklamacyjne, skutkujące wystawieniem faktury korygującej.

Jakie korzyści niesie audyt?

Przede wszystkim możliwość odzyskania kwot nadpłaconych w wyniku błędnego naliczenia kosztów. Dodatkową korzyścią jest uzyskanie pewności co do poprawności fakturowania w przyszłości. Jednak możliwe jest to jedynie w przypadku ciągłej kontroli, ponieważ w większości przypadków operatorzy wystawiają faktury korygujące do zgłoszonych reklamacji, natomiast błędy po ich stronie nie są korygowane.

Jako przykład  zilustrowania korzyści z usługi audytu poprawności naliczania kosztów należy wspomnieć, iż jeden z klientów Audytel w ciągu czerech lat ciągłej kontroli faktur za usługi telekomunikacyjne odzyskał ponad 2,1 mln zł netto.

Autor: Michał Pyszycki

Informacje o usługach Audytel S.A.

Bądź na bieżąco i wyraź zgodę na otrzymywanie informacji o naszych aktualnych działaniach.   Co zyskasz, jeśli zapiszesz się do…

10.09.2020

Zobacz więcej

Rynek data center w Polsce – czy COVID-19 będzie impulsem do przyspieszenia rozwoju?

Podaż powierzchni data center na polskim rynku osiągnęła na koniec 2019 r. poziom 94 tys. m2 co oznacza, że drugi…

12.05.2020

Zobacz więcej

Dobre praktyki przy tworzeniu bezpiecznego łańcucha dostaw zgodnie z ISO 28000:2007

Łańcuch dostaw obecnie można zdefiniować jako „łańcuch wyzwań” związanych z rosnącymi kosztami, niedoborem kapitału ludzkiego, presją na skracanie czasów dostaw,…

15.01.2020

Zobacz więcej
icon

Newsletter

icon

Zapisz się do newslettera i otrzymuj bezpłatnie artykuły naszych ekspertów.