6 wskazówek do poprawy efektywności zarządzania

01.10.2015

Jeśli w Twojej organizacji główną bolączką jest brak czasu i chroniczny nadmiar obowiązków koniecznie przeczytaj ten artykuł. Gwarantujemy, iż możliwa jest poprawa efektywności nawet o 30%. Wystarczy zastosować kilka prostych metod, do których zachęcamy podczas realizacji projektów doradczych.

Zacząć należy od wykonania „zdjęcia” dnia pracy. To ćwiczenie należy wykonywać, co najmniej przez tydzień, aby pomiary były wiarygodne. Konieczne jest wyspecyfikowanie wszystkich powtarzalnych czynności, a następnie ich weryfikacja i wybranie tych, które zajmują sumarycznie (liczone narastająco) 80% czasu.

W kolejnej fazie należy się zastanowić, które czynności powinniśmy w pierwszej kolejności przyspieszyć (wybieraj, te które przyspieszyć jest łatwiej).

Poniżej kilka wskazówek, w jaki sposób podejść do poprawy efektywności pracy i podniesienia zadowolenia odbiorców końcowych z wyników pracy.
Należy przede wszystkim:

• Poprawić jakość danych – uzgodnić reguły: ustalone odstępy czasowe, jednolite formatki rejestracji. Dotyczy to zarówno wymiany danych z innymi działami w firmie, jak również współpracy z dostawcami. Ten problem jest szczególnie widoczny w firmach, w których nie ma zintegrowanego systemu informatycznego. Poprawienie jakości danych to poprawa jakości raportów, a więc także podniesienie jakości, trafności podejmowanych decyzji.
• Raportować to co istotne – kluczem do sukcesu jest identyfikacja raportów, które są istotne, niezbędne do prawidłowego funkcjonowania i oceny przebiegu procesu transportowego w firmie. Doświadczenie z naszych projektów pokazuje, iż wskaźnik użyteczności raportów (procentowy udział liczby raportów, które są analizowane, do wszystkich wykonywanych raportów na danym stanowisku) nie przekracza 20%.
• Ocenę przebiegu procesu oprzeć na analizie wskaźnikowej – nie dyskutujmy z wynikami, tylko szukajmy przyczyny takiej sytuacji. Zaufajmy wynikom analizy.
• Dostosować sposób prezentacji wyników do odbiorcy – wynik analiz muszą trafić do odbiorcy końcowego w taki sposób, aby nie musiał poświęcać zbyt wiele czasu na „wgryzanie się” w temat. Szanujmy jego czas, zainteresujmy sposobem prezentacji. Z naszego doświadczenia wynika, iż bardzo skutecznym (przyjaznym) narzędziem prezentacji wyników analiz są panele analityczne, w których najważniejsze informacje, wskaźniki są prezentowane na jednym ekranie monitora. Zachęcamy do ich stosowania.
• Zaangażować w analizę osoby, które mają wpływ na koszty transportu – zorganizuj cykliczne krótkie spotkania (max. 30 minut raz w miesiącu), na których omawiane będą wyniki analizy. Nie można zapomnieć o notatce ze spotkania, w której odnotowujemy, jakie zostały zasygnalizowane problemy, jakie zostały podjęte działania korygujące, zaradcze. Kolejne spotkania należy rozpoczynać od omówienia realizacji poruszonych tematów z poprzedniego spotkania.
• Omawiać i rozwiązywać problemy na bieżąco – nasza praktyka pokazuje, iż stałe, krótkie spotkania z osobami bezpośrednio zaangażowanymi w zarządzanie transportem (wystarczy 10-15 minut raz na tydzień) pozwalają skrócić czas rozwiązania problemu nawet o 90% i zabezpieczają przed wystąpieniem zjawiska domina, gdy jeden błąd pociąga za sobą kolejne. Takie spotkania nie tylko poprawiają komunikację, ale integrują zespół i umożliwiają wdrożenie w życie jednej z zasad filozofii Kaizen: „Bierz pomysły od wszystkich”

Poprawa efektywności jest procesem ciągłym zgodnie z kolejną zasadą Kaizen „ulepszanie nie ma końca”. Rynek się zmienia, pojawiają się nowe oferty, nowe rozwiązania, bądź z nimi na bieżąco. Musimy nie tylko podążać za tą zmianą, ale starać się ją wyprzedzać. Jeśli udało się zoptymalizować jedną czynność, należy wziąć pod lupę kolejne. Jeśli zoptymalizowane zostały wszystkie czynności, to kolej na sprawdzenie, czy pierwszej czynności nie należy zmienić, usprawnić. Nie można zapomnieć, że zmiana w jednym miejscu może spowodować zmianę w innym (niekonieczne zmianę pozytywną). Należy pamiętać, że proces transportu jest podprocesem większej całości, a nie „wyspą” w organizacji.

Kluczem do sukcesu jest przekonanie, że to co raz zostało wymyślone, zawsze można zrobić lepiej, skuteczniej. Dewizą dobrego Logistyka powinno być stwierdzenie: „Jedyną rzeczą stałą w moim działaniu jest gotowość do ciągłych zmian”.

Autor: Tomasz Dobczyński