Strefa wiedzy

5 kroków do budowy procedury planowania zapasów

25.06.2015

W zależności od wielkości obrotu towarowego, a także posiadanego oprogramowania bazowego i funduszy budowę algorytmu planowania zapasów możemy zrobić samodzielnie lub przy pomocy specjalistycznego oprogramowania. W obu przypadkach trzeba jednak najpierw spełnić kilka wymagań, bez których nie da się osiągnąć sukcesu.

Krok I: Rzetelny system raportowy

Rzetelność systemu raportowego zależy od wiarygodności i prawidłowości danych, jakie posiadamy w naszej bazie. Zanim przejdziemy do budowania modelu planistycznego musimy dokładnie przeanalizować posiadane dane.

Z naszej praktyki wynika, że jedną z przyczyn problemów w planowaniu jest zły przepływ informacji oraz brak procedury wprowadzania i usuwania asortymentu do obrotu towarowego. Brak procedury, a dodatkowo brak zdefiniowanego ośrodka zakładającego nazwę, oznaczenie kodowe asortymentu generuje duplikaty, czyli artykuły tego samego rodzaju, ale wprowadzone jako oddzielne kody (np. „żarówka jarzeniowa”, „jarzeniówka”, „źródło światła typu jarzeniówka” – to samo źródło światła, występuje w systemie jako trzy różne kody, trzy różne artykuły, z którymi powiązany jest rozchód, plan sprzedaży, plan zakupów i przychód).

Najlepsze efekty uzyskują firmy umieszczające ośrodek dokonujący pierwszej rejestracji w systemie w dziale odpowiedzialnym za poziom zapasów.

UWAGA!

Ilość pozycji zdublowanych może przekraczać nawet 10% pozycji aktywnych (około 5% wartości zapasów), przy czym u liderów rynkowych jest to zjawisko praktycznie niewystępujące, gdyż funkcjonujące procedury kontrolne wykrywają taki artykuł bardzo szybko (przed odłożeniem się).

Zdublowanie asortymentów jest jedną z przyczyn występowania artykułów, których rotacja gwałtownie rośnie. Bardzo skuteczną metodą identyfikacji duplikatów (stosowaną przez firmę Audytel) jest wykorzystanie narzędzia opartego na taksonomii i semantyce językowej.

Krok II: Kategoryzacja asortymentu

Po „wyczyszczeniu” danych z systemu raportowego możemy przejść do następnego kroku, czyli zbudowania wstępnej kategoryzacji asortymentu, która pozwoli nam ocenić, z jak dużym problemem mamy do czynienia. W naszych projektach we wstępnej analizie artykuły dzielimy na pięć grup w zależności od realizowanej sprzedaży (w okresie 12 miesięcy).

Dla każdej grupy musimy:

  • wyliczyć rotację zapasów (w naszych projektach jest to iloraz wartości zapasów do średniej sprzedaży dziennej z okresu właściwego dla danej grupy),
  • sprawdzić poziom dostępności towaru (występowanie na stanach magazynowych),
  • określić trafność prognozowania (jak w metodzie budowania macierzy ABC/XYZ).

Krok III: Postępowanie z produktami zalegającymi

Kolejnym krokiem jest ustalenie procedury postępowania z artykułami zalegającymi, czyli tymi, których Dział Sprzedaży nie sprzedaje od dłuższego okresu. Taka metoda pozwala nam tak naprawdę na oddzielenie artykułów, których sprzedaż zamarła, od tych, które się sprzedają. Zależy nam na takim oznaczenia tych towarów, aby podjęcie działań przez Dział Sprzedaży mających na celu pozbycie się zapasu zbędnego (np. sprzedaż promocyjna, dołożenie jako gratis) nie spowodowało niewłaściwej reakcji, czyli zakupu towaru – system odnotowuje wzrost zużycia, a więc dane wejściowe mówią „kupuj”. W ten sposób z jednej strony redukujemy zapas zbędny, a z drugiej zapobiegamy procesowi zakupowemu czegoś, czego nie potrzebujemy.

Krok IV: Wyznaczenie Poziomu Obsługi Klienta

Możemy teraz przejść do następnej fazy i zająć się towarami, które się sprzedają. Najtrudniejszym zadaniem jest wyznaczenie Poziomu Obsługi Klienta dla wszystkich kategorii wspólnie z Działem Sprzedaży.

Bardzo często na tym etapie pracy, nasza wstępna kategoryzacja ulega rozszerzeniu z uwagi na konieczność uwzględnienia specyfiki rynku, realizację wytycznych Polityki Sprzedaży. W naszych projektach spotykamy się też z korektą Polityki Sprzedaży po zapoznaniu się z wynikami analizy zapasów i analizy krzywej sprzedaży.

Krok V: Budowa algorytmu planowania zapasów

Teraz czas na ostatnią, najtrudniejszą fazę – budowę algorytmu…

W zależności od wielkości obrotu towarowego, a także posiadanego oprogramowania bazowego i funduszy możemy to zrobić:

  • samodzielnie, lub
  • przy pomocy specjalistycznego oprogramowania.

W przypadku samodzielnego budowania algorytmu, z naszej praktyki wynika, że sukces można uzyskać wyłącznie wtedy, gdy algorytm będzie budowany dla każdej kategorii osobno, z uwzględnieniem krzywej sprzedaży. Kontrolę działania najlepiej przeprowadzić wstecznie tzn. planować okresy przeszłe i badać poziom zapasów. Ten sposób działania pozwoli ocenić skuteczność działania algorytmu.

Opłacalność taryf no-limit

Coraz większa popularność taryf ryczałtowych typu „no-limit” na rynku detalicznym sprawia, że również firmy oraz instytucje sektora publicznego decydują się…

25.09.2017

Zobacz więcej

Spadki sprzedaży usług telekomunikacyjnych w sektorze administracji publicznej i samorządowej

W 2016 r. jednostki objęte ustawą Prawo zamówień publicznych[1] (dalej „Pzp”) zaraportowały w serwisach BZP[2] i TED[3] zawarcie umów o łącznej…

Zobacz więcej

Rynek data center – podsumowanie 2016 r. i prognozy na najbliższe 5 lat

Wydarzenia na polskim rynku datacenter w 2016 r. potwierdziły wiarę dostawców w dobre perspektywy rynkowe w nadchodzących latach. W infrastrukturę…

17.08.2017

Zobacz więcej

Zbieranie danych do audytu energetycznego

Rozpoczęcie prac audytowych wymaga umiejętnego zebrania danych, które będziemy poddawać analizie. Ustawa o efektywności energetycznej opisuje w sposób ogólny to,…

17.05.2017

Zobacz więcej

Formy poprawy efektywności energetycznej wspierane przez Państwo

Podjęcie działań na rzecz wzrostu efektywności energetycznej wymaga podjęcia wysiłku i często znaczących nakładów finansowych. Celem zwiększenia motywacji do realizacji…

13.04.2017

Zobacz więcej

Nowa ustawa o ochronie danych osobowych – przegląd opublikowanego projektu

Już niewiele ponad rok dzieli nas od rozpoczęcia stosowania przepisów Ogólnego Rozporządzenia UE o Ochronie Danych Osobowych, w skrócie zwanego…

Zobacz więcej

Jak spełnić wymogi Ustawy o efektywności energetycznej?

Najważniejszym założeniem Ustawy o efektywności energetycznej (nowelizacja przyjęta przez Sejm 20.05.2016) jest wprowadzenie obowiązkowych działań na rzecz poprawy efektywności energetycznej…

21.03.2017

Zobacz więcej

Wsparcie w zarządzaniu zamówieniami (cz. III)

W drugiej części artykułu omówiono podstawowe warunki, jakie muszą zostać spełnione w firmie dla skutecznego zarządzania zapasami. Zwrócono uwagę na…

Zobacz więcej

Jak skutecznie wdrożyć panel menedżera?

W naszej praktyce biznesowej obserwujemy wzrost zapotrzebowania menedżerów na szybki dostęp do informacji ukierunkowanej na wsparcie konkretnej decyzji zarządczej. Rośnie…

22.02.2017

Zobacz więcej

Inspektor Ochrony Danych – czy będzie to nowa rola?

W grudniu 2016 roku Grupa Robocza art. 29, opublikowała swoje wytyczne do unijnego rozporządzenia GDPR (RODO). Jednym z tematów wytycznych…

Zobacz więcej

Wsparcie w zarządzaniu zamówieniami (cz. II)

W pierwszej części artykułu przedstawiono podstawowe funkcjonalności dostępnych na rynku aplikacji i programów wspomagających zarządzanie zamówieniami. Zwrócono również uwagę na…

12.12.2016

Zobacz więcej

GDPR – rozbudowany obowiązek informacyjny

Zgodnie z art. 24 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych administrator danych zobowiązany jest spełnić obowiązek informacyjny wobec osób,…

Zobacz więcej

Rola podmiotów w ujęciu Ustawy o efektywności energetycznej z 20 maja 2016 r.

ROLA ODBIORCY PRZEMYSŁOWEGO Odbiorcy przemysłowi zostali pośrednio zobligowani do działań na rzecz efektywności energetycznej – poprzez obowiązek oszczędności 1,5% energii…

Zobacz więcej

Dobór mocy umownej

Redukcja ponoszonych kosztów to coś, co zawsze brzmi atrakcyjnie i czym każdy będzie zainteresowany. Nie inaczej jest w przypadku oszczędzania…

15.11.2016

Zobacz więcej

GDPR – nowe wymagania dotyczące zgody na przetwarzanie danych

Nowe  Rozporządzenie unijne o ochronie danych osobowych (GDPR) wprowadza szereg zmian w zakresie wymagań prawnych dot. przetwarzania danych osób fizycznych…

Zobacz więcej

Najnowsze trendy na rynku usług transmisji danych

Najważniejszym trendem, który kształtował ofertę operatorów w ostatnich latach, była ewolucja w kierunku zarządzanych usług transmisji danych. Zjawisko to jest…

Zobacz więcej

Wsparcie informatyczne w zarządzaniu zamówieniami (cz.1/2)

Zarządzanie zamówieniami  jest procesem mającym istotny i bezpośredni wpływ na wynik finansowy przedsiębiorstwa. W obszarze zarządzania łańcuchem dostaw proces ten…

17.10.2016

Zobacz więcej

Testy penetracyjne – wymagania, potrzeby a rzeczywistość

Obserwowane zwiększone zapotrzebowanie na przeprowadzanie audytów bezpieczeństwa informacji to nie tylko chwilowa moda związana ze wzrastającą świadomością zagrożeń w obszarze…

Zobacz więcej

RODO – nowe zasady nakładania kar na administratorów danych osobowych

25. maja 2018 roku zaczną być stosowane przepisy rozporządzenia UE o ochronie danych osobowych, którego celem jest ujednolicenie przepisów prawa…

Zobacz więcej

Privacy Shield – pierwszy miesiąc funkcjonowania

1 sierpnia 2016 roku został uruchomiony program Tarcza Prywatności (eng. Privacy Shield) – umowa ramowa przyjęta pomiędzy Stanami Zjednoczonymi a…

16.09.2016

Zobacz więcej
icon

Newsletter

icon

Zapisz się do newslettera i otrzymuj bezpłatnie artykuły naszych ekspertów.